Entente de traitement des données
La présente entente fait partie des Conditions d'utilisation de Pexli conclues entre le client (le « Responsable ») et Pexli (le « Sous-traitant »). Elle s'applique lorsque Pexli traite des renseignements personnels pour le compte du Responsable au moyen de Pexli Cloud.
1. Portée
| Objet | Hébergement, partage, recherche et exportation de guides de processus de travail |
|---|---|
| Durée | L'utilisation de Pexli Cloud par le Responsable, plus la période de suppression prévue à l'article 9 |
| Nature et finalité | Stockage, consultation, affichage, indexation, traitement vidéo et transmission aux intégrations que le Responsable active |
| Renseignements personnels | Noms et adresses courriel des membres de l'espace de travail. Tout renseignement personnel qui demeure dans les guides après le floutage sur l'appareil (texte des étapes, captures d'écran, vidéo, sous-titres) |
| Personnes concernées | Le personnel et les utilisateurs du Responsable, et les personnes qui apparaissent dans le contenu capturé |
| Catégories particulières | Non prévues. Le Responsable ne doit pas en téléverser |
2. Obligations du Sous-traitant
Le Sous-traitant s'engage à :
- traiter les renseignements personnels uniquement selon les instructions documentées du Responsable. Les présentes conditions, les paramètres de l'espace de travail et l'utilisation du Service par le Responsable constituent ces instructions;
- veiller à ce que toute personne qui traite les renseignements soit tenue à la confidentialité;
- maintenir les mesures de sécurité prévues à l'annexe 2;
- aider le Responsable à répondre aux demandes des personnes concernées et à respecter ses obligations aux termes des articles 32 à 36 du RGPD, de la LPRPDE et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), compte tenu des informations dont le Sous-traitant dispose;
- aviser le Responsable sans retard injustifié, et dans un délai de 48 heures, après avoir pris connaissance d'une atteinte aux renseignements personnels (y compris un incident de confidentialité au sens de la loi québécoise) touchant les renseignements du Responsable;
- mettre à la disposition du Responsable les informations nécessaires pour démontrer sa conformité, et permettre les audits prévus à l'article 7;
- aviser le Responsable s'il estime qu'une instruction contrevient à la législation sur la protection des renseignements personnels.
3. Obligations du Responsable
Le Responsable dispose d'un fondement légitime pour le traitement. Il fixe un niveau minimal de floutage de l'espace de travail adapté à ses renseignements, vérifie les guides avant de les partager et ne téléverse aucun renseignement d'une catégorie particulière. Le Responsable doit avoir le droit de capturer les personnes qui apparaissent dans ses guides.
4. Sous-traitants ultérieurs
Le Responsable autorise les sous-traitants ultérieurs énumérés à l'annexe 1. Le Sous-traitant donnera un préavis d'au moins 30 jours de tout nouveau sous-traitant ultérieur par courriel aux administrateurs de l'espace de travail. Le Responsable peut s'y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des renseignements personnels. Si les parties ne peuvent régler l'opposition, le Responsable peut cesser d'utiliser le service visé et supprimer ses renseignements. Le Sous-traitant impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des renseignements au moins équivalentes à celles de la présente entente, et demeure responsable de celui-ci.
5. Transferts internationaux
Lorsque des renseignements personnels quittent l'EEE, le Royaume-Uni ou la Suisse vers un pays qui ne bénéficie pas d'une décision d'adéquation, les parties s'appuient sur les clauses contractuelles types de l'Union européenne (module 2, responsable du traitement à sous-traitant), avec l'addendum du Royaume-Uni au besoin. Ces clauses sont incorporées par renvoi. Les transferts aux sous-traitants ultérieurs reposent sur leurs propres clauses contractuelles types. Le Sous-traitant fournira au Responsable les informations dont il a besoin pour évaluer les transferts à l'extérieur du Québec ou du Canada, notamment le lieu du traitement et les mesures de protection en place.
6. Demandes des personnes concernées
Le Sous-traitant transmettra au Responsable toute demande qu'il reçoit au sujet des renseignements du Responsable et n'y répondra que sur les instructions de celui-ci. Les administrateurs peuvent supprimer des guides, retirer des membres et supprimer l'espace de travail dans l'application. Pour une exportation ou toute autre demande, écrivez à privacy@pexli.io.
7. Audits
Le Sous-traitant répondra une fois par année à un questionnaire de sécurité raisonnable et fournira les certifications disponibles de ses sous-traitants ultérieurs, par exemple les rapports SOC 2 et ISO 27001 de Cloudflare. Un audit sur place exige un préavis de 30 jours, a lieu pendant les heures d'ouverture et est aux frais du Responsable, sauf s'il fait suite à une atteinte causée par le Sous-traitant.
8. Responsabilité
La responsabilité de chaque partie aux termes de la présente entente est assujettie aux limites prévues dans les Conditions d'utilisation, sauf si la loi ne le permet pas.
9. Restitution et suppression
Lorsque le Responsable cesse d'utiliser Pexli Cloud, il peut exporter ses guides pendant 30 jours. Le Sous-traitant supprime ensuite les renseignements du Responsable dans un délai de 30 jours, et les sauvegardes expirent dans les 30 jours suivants, sauf si la loi oblige le Sous-traitant à les conserver.
10. Langue
La présente entente est offerte en français et en anglais. Les Conditions d'utilisation en français renvoient à la présente version. Un Responsable établi au Québec est lié par la version française, sauf s'il a expressément choisi d'être lié par la version anglaise.
Annexe 1 : Sous-traitants ultérieurs
| Sous-traitant ultérieur | Service | Emplacement |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Hébergement, base de données, stockage, vidéo, recherche, inférence d'IA, courriel transactionnel | Réseau mondial, entité américaine |
Annexe 2 : Mesures de sécurité
- Minimisation à la source : le floutage s'exécute sur l'appareil avant le téléversement. Les captures d'écran sont aplaties avec le floutage intégré, les valeurs saisies sont effacées et les mots de passe ne sont jamais lus.
- Niveau minimal de floutage de l'espace de travail : vérifié à chaque téléversement, partage et envoi vers une intégration.
- Chiffrement : TLS en transit. Les données au repos sont chiffrées par les services de stockage de Cloudflare. Les jetons d'intégration sont chiffrés avec AES-GCM au moyen d'une clé propre à chaque environnement.
- Contrôle d'accès : rôles par espace de travail (lecteur, créateur, administrateur), et chaque espace de travail conserve au moins un administrateur. Les jetons d'agent (MCP) sont limités à un espace de travail et peuvent être révoqués par l'utilisateur.
- Identifiants : les mots de passe sont hachés avec PBKDF2. Les jetons de session, d'invitation et de courriel ne sont stockés que sous forme de hachage SHA-256, et les jetons de courriel sont à usage unique et expirent. La connexion, l'inscription, la réinitialisation et les invitations sont limitées en fréquence.
- Isolement : chaque requête est limitée à l'espace de travail, et les recherches sont filtrées par espace de travail.
- Journalisation : les journaux d'exécution sont désactivés. Les requêtes de recherche et les invites d'IA ne sont ni journalisées ni mises en cache.
- Versions : une vérification automatisée des fuites de floutage doit réussir avant qu'une version de bureau soit produite.
- Intervention en cas d'incident : la boîte security@pexli.io est surveillée, et les atteintes sont signalées comme le prévoit le paragraphe 5 de l'article 2.